الأتمتة.. ماذا تقدِّم الآلية الذكية في عهد تقني حديث؟
AI بالعربي – متابعات
في زمن يزخر بالتطورات التكنولوجية السريعة، أصبحت الأتمتة جزءًا لا يتجزأ من بيئة الأعمال الحديثة. توفر الآليات الذكية، مثل الذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي، حلولاً مبتكرة تعزز من كفاءة العمليات وتساعد الشركات على تلبية توقعات العملاء المتزايدة.
تقدم هذه التقنية القدرة على أتمتة المهام الروتينية، مما يؤدي إلى تقليل الوقت المستغرق في العمليات اليومية وتقليل الأخطاء البشرية. ومن خلال أتمتة إجراءات مثل تتبع الطلبات، وإعادة تعيين كلمات المرور، والرد على استفسارات العملاء، تتمكن المؤسسات من توفير تجربة مستخدم أكثر سلاسة وسرعة.
ماذا تعني عملية الأتمتة؟
تُتيح الأتمتة الذكية Automation تحليل البيانات الكبيرة في الوقت الحقيقي، مما يسهم في تحسين اتخاذ القرارات وتعزيز الاستجابة لاحتياجات السوق. وبفضل هذه الأدوات المتقدمة، يمكن للشركات الاستفادة من تقنيات الأتمتة لتعزيز فعالية العمل وزيادة الإنتاجية. من ثمَّ، يتضح أن الأتمتة لا تمثل مجرد تحسينات تقنية، بل هي تحول جذري في كيفية أداء الأعمال، مما يفتح آفاقًا جديدة للإبداع والابتكار.
سمات عملية الأتمتة الآلية
تكنولوجيا أتمتة العمليات الآلية (RPA) تتعامل مع مجموعة متنوعة من الأنشطة التي تسهم في تحسين كفاءة الأعمال. لكنَّها تختلف عن المفعهوم التقليدي للروبوتات، والتي حددتها دراسة بعناون “What Is Automation?” منشورة في مجلة IEEE Transactions on Automation Science and Engineering, عام 2012، فيما يلي:
- التعريف
- الروبوتات: تركز على الأنظمة التي تعمل بشكل مستقل أو شبه مستقل، مع استخدام حساسات ومحركات، وتتناول الذكاء والقدرة على التكيف في البيئات غير المنظمة.
- الأتمتة :تركز على الكفاءة والإنتاجية والجودة والموثوقية، وغالبًا ما تعمل في بيئات منظمة على مدى فترات زمنية طويلة.
- الهدف
- الروبوتات: تهدف إلى إثبات المفهوم وإظهار كيفية تحقيق وظائف جديدة مثل السير أو الطيران.
- الأتمتة: تهدف إلى تحسين الجودة من خلال تحسين الكفاءة والإنتاجية وضمان الأداء.
- البيئة
- الروبوتات: تستخدم في بيئات غير منظمة حيث تحتاج إلى التكيف.
- الأتمتة: تعمل في بيئات منظمة حيث يتم هيكلة العمليات بشكل صريح.
- الجودة مقابل الجدوى
- الروبوتات: تركز على الجدوى (إثبات المفهوم) وقد تشمل ورقة بحثية تتعلق بكيفية عمل روبوت معين.
- الأتمتة :تركز على الجودة (الأداء) وتستهدف تحسين أنظمة قائمة لزيادة الفعالية.
- التداخل بين المجالات
- كلا المجالين مترابطان، حيث تدرس العديد من الأوراق البحثية الجوانب المشتركة بين الروبوتات والأتمتة، ولا يمكن اعتبارهما متعارضين.
سمات عملية الأتمتة الآلية
- المهام اليدوية والمتكررة
تركز الأتمتة على تقليل الجهد البشري في العمليات الروتينية مثل إدخال البيانات والتواصل بين الأنظمة. على سبيل المثال، يمكن لـ RPAاستخراج البيانات من مصادر متعددة مثل Microsoft Excel وبوابات المورِّدين، مما يسهل جمع وتحليل المعلومات بسرعة وبدون أخطاء بشرية. هذا يساهم في توفير الوقت والموارد، ويتيح للموظفين التركيز على مهام ذات قيمة أكبر.
- المهام كبيرة الحجم:
تساهم الأتمتة في تحسين العمليات الكبيرة التي تتطلب مرور الوقت مثل ترحيل البيانات والتدفقات الخاصة بالاعتماد. عند استخدام تقنيات RPA، يمكن تنفيذ هذه الخطوات بشكل أسرع وأكثر دقة، مما يقلل من فترة الانتظار ويعزز كفاءة العمليات. هذا مفيد بشكل خاص في الحالات التي تتطلب جمع كميات كبيرة من البيانات أو معالجة معلومات معقدة.
- مهام نظام متعددة
تتيح RPA الوصول إلى تطبيقات متعددة بشكل متزامن، بما في ذلك تطبيقات الويب وحلول تخطيط موارد المؤسسات (ERP) وبرامج الجهات الخارجية. هذه القدرة على التكامل تساعد الشركات في إدارة البيانات بشكل فعال، حيث يمكن أن تتفاعل الأنظمة المختلفة وتشارك المعلومات بسلاسة. يساعد ذلك في تقليل وقت استجابة الأعمال ويعزز تجربة العملاء من خلال تقديم حلول سريعة وفعالة.
أنواع الأتمتة
- الأتمتة الأساسية: الأتمتة الأساسية، أو أتمتة المهام، تتعامل مع المهام البسيطة والمتكررة وتقوم بأتمتها. تُستخدم هذه الأتمتة لتحويل وتبسيط ومركزة المهام اليدوية مثل توزيع المواد التعريفية على الموظفين الجدد، أو إحالة الوثائق للموافقات، أو إرسال الفواتير تلقائيًا للعملاء. فاستخدام الأتمتة بدلاً من العمالة البشرية لإكمال هذه المهام يساعد في القضاء على الأخطاء، وتسريع وتيرة العمل المعاملاتي، وتحرير الموظفين من المهام المرهقة، مما يسمح لهم بالتركيز على الأعمال الأكثر قيمة ومعنى.
- أتمتة العمليات: تقوم أتمتة العمليات بأتمتة العمليات متعددة الخطوات الأكثر تعقيدًا والقابلة للتكرار (التي تتضمن أحيانًا أنظمة متعددة). تساعد أتمتة العمليات في إضفاء مزيد من التجانس والشفافية على العمليات التجارية وتكنولوجيا المعلومات. فيمكن أن تزيد أتمتة العمليات من إنتاجية الأعمال وكفاءتها، وتساعد في تقديم رؤى جديدة حول التحديات التجارية وتكنولوجيا المعلومات، وتظهر الحلول من خلال استخدام اتخاذ القرار القائم على القواعد، وتشمل: “تحليل العمليات، وأتمتة تدفقات العمل، وإدارة العمليات التجارية (BPM)، وأتمتة العمليات الروبوتية (RPA)”.
- الأتمتة الذكية: الأتمتة الذكية هي شكل أكثر تقدمًا من الأتمتة تجمع بين الذكاء الاصطناعي (AI)، وإدارة العمليات التجارية، وقدرات أتمتة العمليات الروبوتية لتبسيط وتوسيع نطاق اتخاذ القرار عبر المؤسسات. على سبيل المثال، يمكن أن تخفض الوكلاء الافتراضيين الذين يعملون بتقنيات مثل معالجة اللغة الطبيعية والبحث الذكي وRPA التكاليف وتمكين الموظفين والعملاء الخارجيين. تسهم مثل هذه الأتمتة في زيادة الإنتاجية وتجربة العملاء المثلى.
حالات استخدام الأتمتة
يمكن أن يؤدي استخدام مجموعة متكررة من العمليات إلى زيادة الإنتاجية والكفاءة وتقليل الأخطاء البشرية. ويمكن أن تسهم الأتمتة في تعزيز قيمة الأعمال في مجالات متعددة، بما في ذلك:
- أتمتة الأعمال: تشير إلى التقنيات المستخدمة لأتمتة المهام والعمليات المتكررة لتبسيط سير العمل وأنظمة تكنولوجيا المعلومات .(IT) ويمكن تخصيص هذه الحلول وفقًا لاحتياجات المؤسسة.
- إدارة المحتوى: تلتقط حلول إدارة المحتوى وتخزن وتفعل وتحلل وتؤتمت المحتوى التجاري.
- معالجة الوثائق: تستخدم حلول معالجة الوثائق تقنيات الذكاء الاصطناعي مثل التعلم الآلي ومعالجة اللغة الطبيعية لتبسيط معالجة الوثائق التجارية.
- إدارة الوثائق: تلتقط حلول إدارة الوثائق وتتبع وتخزن المعلومات من الوثائق الرقمية.
- أتمتة سير العمل: تستخدم حلول أتمتة سير العمل منطقًا قائمًا على القواعد وخوارزميات لأداء المهام مع تفاعل محدود أو بدون تفاعل بشري.
- إدارة القرار: تضع حلول إدارة القرار نماذج وتدير وتؤتمت القرارات التجارية من خلال التعلم الآلي.
- رسم خرائط العمليات: يمكن أن تحسن حلول رسم خرائط العمليات من خلال تحديد الاختناقات وتمكين التعاون والتنسيق عبر المنظمات.
أهداف عملية الأتمتة
- زيادة الإنتاجية
أحد الأهداف الأساسية لتكنولوجيا الأتمتة هو زيادة إنتاجية الأعمال. من خلال أتمتة المهام الروتينية، تستطيع المؤسسات تقليل الوقت الذي تستغرقه في إنجاز الأعمال، مما يسمح للموظفين بالتركيز على الأنشطة ذات القيمة المضافة. وهذا يؤدي إلى تحسين الإنتاجية الإجمالية وزيادة الكفاءة التشغيلية.
- أتمتة تدفقات العمل
تساعد أتمتة تدفقات العمل على تبسيط العمليات المعقدة. من خلال استخدام أنظمة الأتمتة، يمكن تحسين التفاعل بين الفرق المختلفة داخل المؤسسة، مما يسهل تدفق المعلومات والمهام بين الإدارات. وبالتالي، تتحقق انسيابية أكبر في العمليات وتقصير مدة الإنجاز.
- القضاء على الخطأ البشري
تسهم الأتمتة بشكل كبير في تقليل الأخطاء البشرية التي قد تحدث أثناء أداء المهام الروتينية. لأن الأنظمة الآلية تعتمد على برمجيات دقيقة، فإنها تقلل من فرص الخطأ الناتج عن السهو أو الضغط النفسي على الموظفين. هذا يؤدي إلى نتائج أكثر دقة وموثوقية في الأعمال.
- تخفيض تكاليف العمالة
من خلال أتمتة العديد من المهام، يمكن للمؤسسات تقليل تكاليف العمالة. والأتمتة تسمح بتقليل الحاجة للموظفين في الوظائف الروتينية، مما يساهم في توفير التكاليف. وهذا يمكن المؤسسات من إعادة توجيه الموارد المالية إلى مجالات أخرى ذات أولوية، مثل الابتكار أو تحسين خدمة العملاء.
- إدارة مخاطر الالتزام
تساعد الأتمتة في تحسين إدارة مخاطر الالتزام من خلال ضمان اتباع العمليات والإجراءات بشكل دقيق. والأنظمة الآلية يمكن أن تراقب العمليات باستمرار، مما يضمن أن جميع المتطلبات القانونية والتنظيمية تُنفذ كما يجب، مما يقلل من فرص حدوث أي مخالفات.
- تحسين مرونة الأعمال
تعزز الأتمتة من مرونة الأعمال، حيث يمكن للشركات التكيف بسرعة مع التغيرات في السوق أو احتياجات العملاء. من خلال أتمتة العمليات، تصبح الشركات أكثر قدرة على تعديل العمليات والموارد حسب الحاجة، مما يساعدها في مواجهة التحديات بكفاءة.
- زيادة شفافية العملية
الأتمتة تسهم في زيادة شفافية العمليات داخل المؤسسة. يمكن تتبع جميع المهام والإجراءات بسهولة، مما يسمح للإدارة برؤية شاملة لأداء الأعمال. هذه الشفافية تعزز الثقة بين الفرق وتساعد في تحديد نقاط التحسين المحتملة بشكل أسرع.
مستقبل ومخاطر الأتمتة
يتناول “إعادة النظر في مخاطر الأتمتة” تقديرات مبالغ فيها للوظائف القابلة للأتمتة بسبب الأساليب التقليدية، إذ إن إمكانات الأتمتة أقل في الوظائف التي تتطلب البرمجة، أو العرض، أو التدريب، أو التأثير على الآخرين. بينما تتزايد في الوظائف ذات النسبة العالية من المهام المتعلقة بتبادل المعلومات، أو البيع، أو استخدام الأصابع واليدين. جاء ذلك وفقًا لدراسة متخصصة في مخاطر العملية الآلية، والتي كانت بعنوان “إعادة النظر في مخاطر الأتمتة Revisiting the risk of automation”، والمنشورة في العدد رقم 159 من مجلة “Economics Letters”، عام 2017.
ختامًا، تبقى الأتمتة واحدة من مصطلحات العهد التقني الرقمي الذي نعايشه، وكما تطوَّر مع متغيرات الحياة، فإنَّ مستقبل ازدهاره بات في إطار طموح لتحويل العمليات ذات الجهود البشرية إلى منظومة آلية بحتة، تفتح مجالات واعدة لمزيد من الإنتاجية والقضاء على الخطأ البشري بأكبر نسبة ممكنة.
